¿Tu despacho necesita externalizar una cartera contable pequeña porque el equipo no llega? Antes de enviar expedientes, acuerda qué trabajo necesitas, qué capacidad puede asumir Taxea y quién mantendrá la relación con cada cliente. La primera conversación puede hacerse con una descripción anónima de la carga y de las tareas pendientes.
La colaboración entre despachos requiere acordar alcance, capacidad, responsabilidades y presupuesto antes del encargo. Puede plantearse como apoyo a tu despacho o como una derivación para que el cliente valore contratar directamente con Taxea. Esa elección cambia responsabilidades, comunicación y acceso a los datos.
Define el atasco con tareas, no solo con un número de clientes
Decir «necesito ayuda con una cartera» deja demasiadas preguntas abiertas. Puede significar contabilizar documentación al día, recuperar meses atrasados, revisar conciliaciones o preparar un traspaso. Aunque los expedientes parezcan parecidos, el estado de la información y los vencimientos cambian el esfuerzo necesario.
Una ficha inicial puede describir tipos de actividad, periodicidad del trabajo, herramientas utilizadas, estado de la documentación y fechas comprometidas. Si hay tareas laborales o fiscales, identifícalas por separado: no las incluyas de forma implícita dentro de una petición de apoyo contable.
Decide quién presta el servicio al cliente
En un encargo de apoyo, tu despacho puede mantener el contrato y la interlocución con el cliente mientras Taxea ejecuta tareas delimitadas. En una derivación, el cliente decide si contrata directamente con Taxea y se organiza una incorporación distinta. La elección debe constar en el acuerdo; no basta con que cada parte la dé por supuesta.
| Aspecto | Apoyo al despacho | Contratación directa con Taxea |
|---|---|---|
| Encargo | Lo acuerdan los despachos con un alcance concreto | Lo acuerdan Taxea y el cliente interesado |
| Interlocución | Se define qué consulta pasa por el despacho de origen | Se organiza con el cliente durante la incorporación |
| Documentación | Acceso limitado al trabajo contratado | Entrega conforme al nuevo servicio y sus autorizaciones |
| Precio | Presupuesto del apoyo entre despachos | Propuesta de servicios al cliente |
La decisión afecta también a las autorizaciones para actuar, la comunicación de incidencias y el destino de los resultados. No prometas al cliente un servicio o una fecha que Taxea aún no haya aceptado. La valoración de capacidad forma parte de la conversación previa, no de una aceptación automática del formulario.
Describir el apoyo que necesita mi despacho
Solicita presupuesto sin enviar expedientes reales
Para la primera valoración, basta con información agregada o anonimizada de forma efectiva. Describe la carga, las herramientas y el punto de partida sin adjuntar facturas, nóminas, identificadores fiscales ni credenciales. Sustituir el nombre de una empresa puede no anonimizar un documento si el resto de los datos permite reconocerla.
El principio de minimización del RGPD exige datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento. Aplicado a esta fase, ayuda a distinguir entre lo que sirve para presupuestar y lo que solo será necesario para ejecutar el trabajo. Un ejemplo ficticio de tarea puede explicar el proceso sin exponer un expediente.
Si el presupuesto depende de revisar una muestra real, acordad antes cómo hacerlo, con qué cobertura y por qué canal. Que dos profesionales estén sujetos a deberes de confidencialidad no sustituye la definición del tratamiento ni justifica compartir cualquier archivo.
Si hay acceso a datos, concreta el papel de cada despacho
Cuando Taxea trate datos personales por cuenta de otro responsable como encargado, el RGPD exige un contrato u otro acto jurídico con el contenido previsto para ese encargo. El artículo 28 contempla, entre otros elementos, objeto, duración, naturaleza, finalidad y tipos de datos.
La calificación depende de la relación real y de quién decide sobre el tratamiento; no se resuelve poniendo una etiqueta en la portada. Antes de abrir accesos, delimitad instrucciones, personas autorizadas, confidencialidad, medidas de seguridad y qué ocurre al terminar la colaboración. Si intervienen otros proveedores, revisad también ese recorrido.
En la operativa diaria, interesa saber quién recibe una incidencia, quién puede corregir un asiento y quién valida el cierre. Un acuerdo de protección de datos y una matriz de tareas cumplen funciones distintas, aunque deban ser coherentes entre sí.
Ejemplo ilustrativo: un apoyo acotado evita dos revisiones paralelas
Ejemplo ilustrativo. Un despacho quiere descargar la entrada de documentación, pero su responsable desea mantener la revisión final y las consultas del cliente. Si pide «llevar la contabilidad» sin más detalle, ambas partes podrían interpretar que la otra resolverá las incidencias y el cierre.
La alternativa es separar registro, conciliación, listado de dudas y validación. Taxea valora las tareas que se le proponen; el despacho identifica a quien responde las dudas y acuerda cómo acepta el resultado antes de incorporarlo a su proceso.
Así, el apoyo tiene una entrega reconocible y un responsable de revisión. El ejemplo no presupone capacidad disponible ni una tarifa: muestra la información que permite decidir si el encargo puede asumirse y cómo presupuestarlo.
Deja previsto cómo arranca y cómo termina el apoyo
Un encargo pequeño necesita un inicio ordenado: documentación de partida, acceso apropiado, fecha de corte y relación de pendientes. También necesita una salida: entrega de resultados, devolución o supresión de información según corresponda y revocación de accesos. Resolverlo antes reduce dependencias entre equipos.
Consulta las modalidades de servicio de Taxea si buscas contratación directa para un cliente. Para apoyo entre despachos, plantea el encargo específico: su presupuesto debe responder al trabajo aceptado y a la distribución de responsabilidades.
Proponer una colaboración concreta entre despachos
Las tres vías se explican en Colabora con Taxea.
Fuentes oficiales
La minimización y el encargo de tratamiento se contrastan en los artículos 5 y 28 del Reglamento general de protección de datos. El alcance, la capacidad y el precio del apoyo se acuerdan con Taxea para cada encargo.
