¿El cliente ha cancelado antes de que te dieras de alta? No des por hecho que la cancelación elimina todas las actuaciones anteriores. Revisa si solo hubo negociación o si ya trabajaste, compraste recursos o recibiste dinero para la actividad. El proyecto puede no haberse terminado y aun así contener hechos relevantes para el alta.
Con un encargo cancelado antes del alta censal, conserva lo que llegó a ocurrir y distingue lo que no llegaste a hacer. No atribuyas una prestación completa a un trabajo que no comenzó ni borres los preparativos específicos que sí realizaste.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Propuesta | Alcance y condición | Presupuesto |
| Aceptación | Qué quedó acordado | Correo o firma |
| Preparación | Acciones realizadas | Registro de tareas |
| Cancelación | Fecha, causa y alcance | Comunicación |
| Cierre | Devolución y accesos | Justificantes |
Reconstruye el compromiso sin ampliar su alcance
Conserva propuesta, versiones, aceptación y condiciones de inicio. Identifica si el acuerdo dependía de una señal, materiales, disponibilidad o aprobación posterior. Una respuesta afirmativa a un correo puede aceptar una reunión y no todo el presupuesto; describe exactamente qué quedó confirmado y qué continuaba sujeto a condición.
Separa reserva de agenda, negociación y tarea entregable. Anotar tiempo previsto no prueba que se trabajara. Si hubo una reunión exploratoria, registra participantes, objetivo y resultado sin convertirla en una fase facturada por intuición. Los documentos deben permitir entender el compromiso real antes de la cancelación.
Clasifica los preparativos por finalidad
Distingue recursos generales reutilizables —plantillas, equipo o formación— de actuaciones creadas para ese cliente. Para estas últimas, enlaza el brief, archivo, fecha y responsable. Si el material no salió del entorno interno, indícalo; si se compartió, conserva la versión y el canal de entrega.
Registra también accesos, datos y documentos que el cliente facilitó. Al cancelar, comprueba su devolución, eliminación o conservación según las instrucciones recibidas. No prometas que todo se eliminó si existen copias de seguridad o sistemas de terceros pendientes; deja el estado y la siguiente comprobación.
Aclarar con Alexis qué había ocurrido cuando se canceló el proyecto.
Documenta la cancelación y el dinero
Guarda quién comunicó la cancelación, cuándo produjo efectos y qué parte del alcance afectó. Separa cancelación total, aplazamiento y reducción. Si el proyecto podría reanudarse, no lo mantengas como activo sin una fecha o condición verificable; registra el estado suspendido y la evidencia que permitiría abrirlo de nuevo.
Relaciona señales, devoluciones, gastos repercutidos y documentos emitidos sin asumir su tratamiento. Una transferencia devuelta y una nota de abono son hechos distintos. Concilia importes y referencias, conserva el saldo y señala cualquier desacuerdo contractual para revisión específica.
Un proyecto cancelado antes de la primera reunión
Ejemplo hipotético: un encargo se acepta, el cliente remite archivos y cancela antes de la reunión inicial. El profesional solo creó una carpeta y revisó que los ficheros abrieran. El expediente diferencia acceso técnico, preparación mínima, ausencia de entregable, cancelación y eliminación pendiente, sin inventar horas ni una prestación completa.
La cancelación no determina por sí misma el inicio censal
El artículo 9.4 del Reglamento de gestión tributaria atiende a prestaciones, adquisiciones, cobros o pagos con finalidad empresarial para determinar el comienzo. Un proyecto cancelado antes de iniciar actividad necesita esa revisión: la fecha en que el cliente cambió de opinión no sustituye las actuaciones previas.
Para los preparativos de un encargo no ejecutado, describe el resultado real. Si compraste material para esa actividad, guarda la compra aunque después puedas usarlo en otro trabajo. Si elaboraste un borrador específico, conserva cuándo se hizo y si se envió. No inventes un entregable para completar la explicación ni hagas desaparecer el que sí existe.
Si únicamente recibiste una consulta y enviaste una propuesta, conserva ese alcance. La revisión no consiste en convertir toda conversación comercial en prestación. Incluye también otras actuaciones de la actividad que hayan ocurrido, porque el proyecto cancelado puede no ser el único hecho relevante.
Si queda una señal o un gasto pendiente de devolver
Comprueba el acuerdo de cancelación y qué ocurrió con cada cantidad. Una devolución del banco, un crédito del proveedor y un documento corrector deben relacionarse, sin confundirlos. Si existe desacuerdo sobre un importe, conserva los mensajes y no lo presentes como resuelto.
Antes de cambiar datos censales o registrar el resultado, prepara el alta presentada, si existe, y los documentos de las actuaciones anteriores. La cancelación del encargo y la situación fiscal de la actividad no son el mismo trámite. También deben revisarse por separado las obligaciones de Seguridad Social que correspondan.
La guía de obligaciones del autónomo explica el marco general. Para este encargo, reúne lo que hiciste antes de cancelar y el cierre real del dinero y los materiales.
Si el proyecto se canceló cuando ya habías empezado a prepararlo, revisa con Alexis qué actuaciones quedaron antes de la cancelación. Prepara presupuesto, tareas, compras, pagos y la comunicación del cliente.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2007-15984 Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
- AEAT: alta en el censo de empresarios y profesionales
