El conductor lleva una copia del documento, pero el QR abre una pantalla que pide usuario y contraseña. ¿Está preparado el acceso para una comprobación en carretera? En el flujo PDF y QR del documento de control electrónico, ese acceso debe permitir descargar directamente el fichero. Para un transporte interior de mercancías sujeto al DeCA, prepara el documento antes de salir, entrega al conductor su copia con QR y comprueba qué abrirá ese enlace. Guardar el PDF en la oficina no resuelve, por sí solo, el acceso durante el servicio.
Comprueba el enlace que tendrá que abrirse en carretera
La dirección debe corresponder al documento concreto del servicio, no a la página principal de la aplicación ni a una carpeta general. Pide al proveedor que te muestre el recorrido de descarga que utilizará una persona habilitada para comprobarlo. La prueba debe hacerse sobre el enlace del documento que realmente se va a llevar.
El apartado tercero exige una descarga directa del PDF y descarta una dirección que lleve a una página con credenciales, autenticación o botones de descarga. Esto no significa dejar abierto todo el archivo de tu empresa. Significa que las medidas que utilices para el documento deben respetar el acceso previsto para esa comprobación.
No des por válida la prueba únicamente porque a ti te funciona dentro de tu sesión de oficina. Esa sesión puede tener permisos que no existirán al usar el QR en carretera. Comprueba el acceso en las condiciones previstas para quien vaya a realizar la descarga, sin compartir las credenciales generales de tu negocio.
| Elemento del servicio | Prueba práctica antes de salir |
|---|---|
| Documento específico | Corresponde al envío y a los datos que deben constar |
| Enlace incluido en el QR | Descarga directamente el PDF correcto |
| Copia del conductor | Está disponible antes de iniciar el servicio e incorpora el QR |
| Modificación posterior | El conductor recibe el documento actualizado y se conserva la trazabilidad |
El PDF nace de los datos del servicio antes de empezar
La disposición transitoria octava de la Ley de Movilidad Sostenible exige que el documento de control del transporte público de mercancías sea digital a los diez meses desde su entrada en vigor. Para el circuito PDF y QR, la resolución de la Dirección General concreta cómo se genera y cómo se pone a disposición el fichero. No basta con cambiar la forma de enviarse una hoja de papel.
El apartado primero exige generar el fichero antes del inicio efectivo del servicio y registrar la fecha y hora de su creación. Por eso, conviene decidir quién confirma los datos de salida y quién genera el documento. Si el archivo se prepara cuando el vehículo ya ha iniciado el servicio, el problema no se arregla guardándolo después con el nombre correcto.
El apartado segundo exige que el PDF se genere a partir de datos estructurados; no admite un escaneo del papel como ese documento electrónico. Cuando elijas o revises una herramienta, comprueba esta función con el proveedor. Que una aplicación permita adjuntar una imagen o convertirla a PDF no acredita que genere el DeCA de la forma exigida.
La copia del conductor debe identificar el documento correcto
Según el apartado séptimo, antes del inicio efectivo del servicio debe entregarse al conductor una copia electrónica o impresa que contenga el código QR. Organiza esa entrega como parte de la preparación del servicio. No la dejes dependiendo de que alguien de la oficina vea una llamada cuando el vehículo ya esté en ruta.
Comprueba con el conductor que puede mostrar la copia que has entregado. Si utiliza un dispositivo, debe identificar el archivo correcto sin confundirlo con el servicio anterior. Si lleva una copia impresa, verifica que el código se puede leer y que dirige al documento de ese envío. Esta comprobación operativa no sustituye la revisión de los datos obligatorios del transporte.
Un nombre de archivo claro puede ayudar al trabajo diario, pero no sustituye el vínculo entre documento, servicio y enlace. Mantén ese criterio cuando un vehículo realiza varios servicios. La resolución contempla posibilidades de agrupación con condiciones propias; no presupongas que guardar varios PDF en la misma carpeta equivale a cumplirlas.
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Si cambia el envío, actualiza también lo que recibe el conductor
Ejemplo ilustrativo: durante un servicio se detecta un dato que debe actualizarse. La persona de administración modifica su hoja de trabajo, pero el conductor conserva la copia que recibió antes de salir. Todavía falta trasladar el cambio al documento y al circuito de acceso que se utiliza en carretera.
El apartado quinto permite modificar el fichero existente conservando los datos anteriores o generar otro nuevo conservando el original; en ambos casos hay que hacer llegar al conductor el documento actualizado. Si se mantiene el PDF, la resolución prevé mantener el enlace y el QR. Si se genera un PDF nuevo, cambian su dirección y su QR.
En el caso planteado, administración completa el procedimiento de modificación y hace llegar al conductor la versión que corresponde. Después comprueba que el enlace de esa versión conduce al fichero adecuado. La mejora consiste en cerrar todo el recorrido del cambio, no solo en corregir una celda de la oficina.
La descarga operativa y el archivo conservado tienen funciones distintas
Durante el transporte necesitas que el documento pueda descargarse en la comprobación. Después necesitas conservar los ficheros conforme a las reglas aplicables. Son dos funciones diferentes. Pregunta al proveedor cómo mantiene cada una y qué ocurre si cierras la cuenta, cambias de aplicación o termina el acceso operativo a un enlace.
La resolución diferencia la disponibilidad de la descarga y la conservación del fichero. No confundas desactivar un enlace con poder eliminar la documentación del servicio. Diseña el archivo para recuperar el documento y sus cambios cuando sea necesario, relacionándolo con el envío que lo originó.
También separa el documento administrativo de transporte de la factura del servicio y de otros documentos contractuales. Que compartan parte de los datos no convierte uno en sustituto automático del otro. El alcance de esta guía es el circuito PDF y QR descrito; si utilizas la alternativa eFTI u otra operativa específica, corresponde comprobar sus requisitos propios.
Prueba el recorrido completo antes de incorporar la herramienta
Haz una prueba con un servicio de ejemplo claramente identificado como tal: entrada de datos, generación, entrega al conductor, lectura del QR, descarga y modificación. Pide que cada paso deje una explicación comprensible para la persona que lo ejecuta. Una demostración comercial solo desde la pantalla del proveedor no muestra cómo trabajará tu equipo.
Integra después ese recorrido en la organización documental de tu actividad como autónomo. Asigna quién prepara el documento, quién confirma la entrega y cómo se avisa de cambios. La parte técnica debe revisarla quien mantiene la herramienta; la administración del negocio necesita saber qué debe conservar y cómo localizarlo.
Fuentes: Resolución de 5 de junio de 2026 sobre documentos electrónicos de control administrativo y Ley de Movilidad Sostenible, disposición transitoria octava.
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