¿El proyecto ha necesitado más ensayos y estás a punto de sustituir el presupuesto inicial por el nuevo? Conserva ambos. Las desviaciones del presupuesto I+D+i se entienden comparando lo previsto, la decisión técnica que provocó el cambio y el coste realmente ejecutado.
Una desviación no convierte por sí sola todo el proyecto en inválido, ni hace elegible cualquier gasto adicional. Revisa qué ha cambiado en la actividad, en el periodo, en el contrato y en la financiación. Después contrasta los costes con los requisitos fiscales que correspondan.
Explica qué causó la diferencia antes de corregir importes
Distingue más trabajo técnico, una subida de precio, un retraso y un cambio de alcance. Todos pueden aumentar el presupuesto, pero no implican la misma actividad ni se resuelven con el mismo documento.
Imagina que un ensayo necesita repetirse porque no alcanza el resultado esperado. Es un supuesto ilustrativo. Debes poder explicar qué se probó, qué resultado se obtuvo y por qué la repetición forma parte del trabajo. El incremento de horas no demuestra por sí solo su naturaleza fiscal.
Si la diferencia se debe a un error de registro, corrígelo conservando su explicación. No presentes un asiento duplicado como una desviación técnica ni una fase todavía prevista como ejecución terminada.
Separa la previsión revisada del gasto del periodo
Compara presupuesto original, previsión actual, compromisos contratados y costes incurridos. Una oferta de proveedor aceptada y un trabajo recibido pueden estar en momentos distintos; identifica qué representa cada cifra.
El artículo 35.1.b de la Ley del Impuesto sobre Sociedades vincula los gastos de I+D de la base con su relación directa, aplicación efectiva e individualización por proyectos, en los términos que establece.
El artículo 35.2.b regula los conceptos de gasto de innovación tecnológica y exige también relación directa, aplicación efectiva e individualización por proyectos.
Si cambia el calendario, revisa el periodo al que corresponde cada coste y su soporte. No traslades importes entre ejercicios solo para mantener la cifra prevista de deducción o de financiación.
Revisa si el cambio altera la actividad técnica o el contrato
Describe qué entregable o fase se mantiene, se amplía o se abandona. Un proyecto puede contener actividades con distinta clasificación; no conviertas la totalidad del nuevo presupuesto en I+D porque una fase anterior se haya estudiado como tal.
Relaciona la modificación con contratos de ejecución, subcontratación o financiación. Comprueba qué aprobación o anexo se requiere y qué ocurre con precio, hitos, derechos y obligaciones. La actualización interna del presupuesto no modifica por sí sola lo pactado con terceros.
Si existe un informe o certificado, compara su alcance con la ejecución revisada. Identifica si describe la actividad y el periodo que estás justificando. Un documento anterior no acredita sin más un cambio que no examinó.
| Causa de la desviación | Qué necesita revisión |
|---|---|
| Ensayo adicional | Motivo técnico, dedicación y resultado |
| Precio del proveedor | Oferta, encargo y coste recibido |
| Cambio de alcance | Actividades, entregables y contratos |
| Retraso | Periodos de ejecución y financiación |
Actualiza la financiación con costes y condiciones reales
Separa recursos propios, aportaciones de financiadores, ayudas y pagos pendientes. Comprueba si el cambio afecta a desembolsos, condiciones de una subvención o compromisos con el inversor.
El artículo 35 contempla la minoración de la base por las subvenciones recibidas para fomentar esas actividades e imputables como ingreso del periodo. La previsión de financiación y el cálculo fiscal necesitan su conciliación, sin tratar una ayuda como si no existiera.
No prometas mantener una deducción o una rentabilidad pese a cualquier desviación. Explica qué parte está ejecutada y contrastada, qué necesita nueva revisión y qué escenarios siguen dependiendo de hechos futuros.
Puedes revisar con Alexis la diferencia entre presupuesto, ejecución y financiación antes de comunicar el nuevo escenario al inversor. Lleva el cambio técnico y los costes que lo sustentan.
Concilia el cierre sin borrar la historia del proyecto
Prepara una explicación por diferencia relevante y relaciónala con documentos técnicos, facturas, registros de dedicación y contabilidad. No basta con que el total de dos hojas coincida si cada una incluye actividades diferentes.
Cuando haya documentos contradictorios, identifica su finalidad y la información que respalda cada importe. Pide aclaración o corrección cuando proceda; no elijas el documento con la cifra más favorable sin entender la diferencia.
La AEAT explica en su apartado de aplicación e interpretación la posibilidad de aportar informes motivados, plantear consultas y solicitar acuerdos previos de valoración, con sus respectivos ámbitos. Son vías que deben estudiarse según la duda, no un sustituto de acreditar el trabajo y los costes reales.
El cierre debería permitir reconstruir qué se presupuestó, qué cambió y qué se ejecutó. Esa explicación resulta útil aunque el proyecto termine con otro alcance o no alcance el resultado técnico esperado.
La guía fiscal para empresas y autónomos sitúa otras obligaciones que conviven con el proyecto.
Si el presupuesto ya no describe la ejecución, consulta con Alexis qué ha cambiado y cómo afecta al coste y a la financiación de tu I+D+i. La revisión debe partir del trabajo realmente realizado.
