¿Has enviado una factura con una cuenta bancaria incorrecta? Antes de mandar otro PDF, pregunta al cliente si ya ha ordenado el pago. Confirma el IBAN por un canal conocido y comunica qué instrucciones deben sustituirse. Si el dinero ya salió hacia una cuenta que no reconoces, contacta con el banco cuanto antes. El cambio de cuenta y la revisión de los datos fiscales son cuestiones distintas: cambiar el destino del cobro no explica, por sí solo, qué debe corregirse en la factura.
Localiza la factura que recibió el cliente
Si tú detectaste el error, busca la copia que recibió el cliente. Puede que tu programa ya tenga la cuenta correcta, pero el PDF enviado conserve otra. Comprueba también qué datos aparecían en el correo o en el portal de proveedores: el cliente podría haber preparado el pago a partir de cualquiera de esos lugares.
Identifica la factura por su número y fecha al contactar con el cliente. Pregunta qué cuenta utilizó o iba a utilizar y si preparó una orden bancaria. No envíes inmediatamente una segunda petición de pago: primero necesitas saber si estarías corrigiendo una instrucción pendiente o reclamando dinero que ya transfirió.
Al confirmar los datos, facilita una comprobación independiente. INCIBE recomienda comprobar el número de cuenta mediante un canal ajeno al correo electrónico. Utilizad un contacto conocido de la relación comercial para contrastar la instrucción; no basta con que el nuevo adjunto parezca más reciente.
El IBAN no identifica por sí solo al emisor
El artículo 6 del Reglamento de facturación no incluye la cuenta bancaria entre las menciones generales de la factura completa. Sí recoge, entre otros datos, la identificación de las partes, la descripción de la operación y los importes. Esa diferencia ayuda a distinguir un error en la instrucción de cobro de un error en el contenido fiscal.
No conviertas esa distinción en una regla para cualquier documento. Un IBAN equivocado puede coexistir con un destinatario incorrecto o un importe que no corresponde al encargo. Revisa por separado esos datos. Esta explicación se limita a una factura completa y una incidencia de cobro; no decide la validez fiscal de todos los documentos que acompañan a un pago.
Si la operación y sus datos permanecen iguales, identifica con claridad la factura a la que se refiere el aviso bancario. No crees otra venta ni una segunda solicitud de cobro solo para comunicar la cuenta correcta. Si el programa impide modificar un documento emitido, consulta cómo comunicar las instrucciones sin alterar sus registros fiscales.
La respuesta cambia si el dinero ya salió
Preguntar «¿está pagada?» puede dar una respuesta incompleta. El cliente quizá ha guardado una orden para una fecha posterior o ha enviado una transferencia que aún no aparece en tu cuenta. Pídele que precise el estado y la referencia necesaria para localizarla, sin solicitar movimientos ajenos a esta operación.
| Estado que confirma el cliente | Qué resolver primero | Qué conviene evitar |
|---|---|---|
| Todavía no ha ordenado el pago | Verificar la cuenta y comunicar qué instrucción anterior queda sustituida | Enviar un PDF distinto sin explicar qué cambió |
| Ha preparado una orden para más adelante | Consultar con su entidad si puede modificarla o detenerla y comprobar el resultado | Dar por cancelada la orden porque se envió un aviso |
| La transferencia ya se ejecutó | Localizar la operación y consultar con la entidad si el destino es incorrecto | Repetir el pago sin aclarar dónde llegó el primero |
El Banco de España aconseja contactar con la entidad cuanto antes si se ha transferido dinero a una cuenta falsa. El banco debe estudiar la operación concreta; pedir ayuda no garantiza que el importe se recupere ni permite prometer una fecha de devolución.
Si la cuenta receptora también es tuya, comprueba el ingreso allí antes de volver a reclamar la factura. Si no la reconoces, conserva el mensaje y los datos de la transferencia para la consulta bancaria. No des el cobro por resuelto únicamente porque el cliente adjunte un justificante.
Si no encajan las dos comunicaciones, compara con Alexis la factura enviada, el aviso bancario y el estado real de la orden antes de reclamar otro pago.
Una plantilla arrastra una cuenta de cobro antigua
Supuesto ilustrativo: un taller de reparación de instrumentos utiliza una plantilla antigua para facturar un trabajo. El cliente paga en la cuenta que aparece en ella. El taller esperaba recibirlo en otra cuenta propia y pregunta por el retraso. La cuenta anterior sigue abierta y pertenece al mismo negocio.
El cliente aporta la referencia de su transferencia. El taller comprueba la cuenta anterior, localiza el ingreso correspondiente y lo relaciona con la factura. La diferencia estaba en el destino del cobro esperado, no en otro trabajo pendiente de facturar. Antes de pedir al cliente que transfiera de nuevo, era necesario revisar dónde había llegado el primer pago.
El taller concilia el ingreso localizado y corrige la plantilla para próximos envíos. Si la cuenta hubiera pertenecido a otra persona, no podría cerrar la incidencia con esa misma comprobación: tendría que consultar la operación con las entidades implicadas. Encontrar un IBAN distinto no permite asumir quién recibió el dinero.
Corrige el lugar del que sale la cuenta
Cuando sepas qué ocurrió, prepara un aviso que permita reconocer la factura por su número y fecha, explicar el error y verificar la nueva instrucción. Evita mensajes ambiguos como «esta es la buena». Conserva la comunicación anterior y deja claro si cambian solo los datos de cobro o también hay otra corrección pendiente de revisar.
Después revisa el origen: plantilla, configuración del programa, firma del correo o ficha del portal. Puede haber más de un lugar con instrucciones bancarias. Haz una comprobación del siguiente documento antes de enviarlo; corregir el archivo de hoy no actualiza automáticamente una plantilla o un correo que seguirán usando otros datos.
Si no detectaste un error propio y la cuenta distinta llegó en un mensaje inesperado, consulta la explicación sobre un proveedor que cambia el IBAN por correo. Esa situación exige validar la petición recibida, además de revisar el documento.
Habla con Alexis si necesitas separar la incidencia de cobro de una corrección de factura: prepara el documento original y la respuesta del cliente. Para revisar el contenido general del documento, consulta la guía de IVA y facturación de Taxea.
