Te dan una diligencia de Hacienda al terminar una actuación y la guardas con los papeles de ese día. ¿Qué merece la pena comprobar mientras tienes a mano tus documentos? Abre el ejemplar, identifica qué actuación recoge y busca las manifestaciones y los archivos que se citan. Si te han dado datos de acceso tras una firma electrónica, úsalos para recuperar la copia y poder cotejarla con lo que conservas.
Identifica la actuación en la primera página
La diligencia sirve para dejar constancia de hechos y de las manifestaciones de la persona con la que se entienden las actuaciones. La Ley General Tributaria establece que la diligencia no puede contener una propuesta de liquidación. Estas dos reglas figuran en el artículo 99.7 de la Ley General Tributaria.
Localiza el lugar y la fecha, la identificación de quien intervino por la Administración y la de la persona con la que se entendió la actuación. El artículo 98 del Reglamento de gestión e inspección tributaria detalla estos datos y prevé que se identifique el procedimiento o actuación en cuyo curso se expide el documento.
Comprueba también si la persona intervino en nombre propio o en representación de alguien. Si el nombre de quien compareció y el del contribuyente al que corresponde el expediente son distintos, anota ambos en tu índice interno. Así podrás explicar a quién corresponde la actuación y quién estuvo presente, sin mezclar sus datos.
Si recibiste varias diligencias para un mismo expediente, asígnales nombres que permitan distinguirlas por fecha y actuación. Por ejemplo, identifica por separado una visita y una comparecencia posterior. Cuando alguien retome el asunto podrá abrir el documento concreto que necesita.
Separa lo que ocurrió de lo que manifestaste
Al llegar a la descripción, apunta qué hechos consigna el documento y en qué parte recoge lo que explicó la persona que intervino. Si cita archivos, anota su nombre o la descripción con la que aparecen. Luego localiza las copias que guardaste de esos archivos.
En un ejemplo ilustrativo, una empresa revisa la diligencia después de aportar dos listados. La diligencia menciona el inventario a cierre y deja constancia de que el listado de movimientos se facilitará más adelante. En la carpeta interna hay archivos con ambos nombres.
La encargada abre la diligencia y comprueba qué quedó registrado como entregado y qué quedó anunciado. También busca el justificante del envío posterior del listado de movimientos. Tenerlo en el disco no permite saber cuándo se aportó.
Con esa comprobación guarda el inventario junto a la diligencia y vincula el listado de movimientos a su propio justificante de envío. Su archivo queda organizado por lo que acredita cada documento.
Localiza el ejemplar según cómo se firmó
El artículo 99 del reglamento regula la firma y la entrega. Cuando se firma electrónicamente, los datos necesarios para el acceso pueden sustituir a la entrega directa del ejemplar. Si la persona no puede firmar o se niega, debe hacerse constar esa circunstancia y procede igualmente la entrega del ejemplar.
| Qué tienes al terminar | Qué puedes comprobar |
|---|---|
| El ejemplar de la diligencia | Identificación de la actuación y relación de los anexos mencionados |
| Datos de acceso tras la firma electrónica | Que permiten abrir y guardar el ejemplar de esa actuación |
| El ejemplar con constancia de que no se pudo firmar o se rehusó la firma | Qué circunstancia se hizo constar y qué otra documentación se entregó |
Si solo conservas nombres de archivos o un resguardo de acceso, repasa con Alexis la diligencia y la relación de archivos que aportaste. Empieza indicando la fecha y el tipo de actuación.
Marca las diferencias antes de revisar el expediente
Si un dato no coincide, señala la página de la diligencia, qué dice exactamente y con qué documento puedes contrastarlo. Si falta el ejemplar, comprueba primero si lo que conservas son datos para acceder a él. Conserva el fichero recibido y trabaja sobre una copia para las anotaciones.
La guía de Taxea para hacer trámites y recuperar documentos por internet ayuda a organizar el acceso a los servicios oficiales. Comenta con Alexis qué parte de la diligencia necesitas contrastar y qué copia tienes disponible. Un detalle concreto de la actuación permite orientar la revisión desde el principio.
