¿La compra de material supera el presupuesto y tu primera reacción es pedir una rebaja al proveedor? Antes de negociar, separa cuánto se debe a comprar más unidades y cuánto a pagar más por cada una. La desviación en compras de material puede tener las dos causas a la vez. Un cálculo intermedio, valorando las unidades reales al precio previsto, permite distinguirlas sin contar dos veces el exceso.
La factura mayor no demuestra una subida de tarifa
Si este mes has pedido más unidades, el importe puede aumentar aunque el proveedor mantenga su precio. Y si has comprado menos, una factura más pequeña podría ocultar un precio unitario superior. Comparar solo totales deja esas dos situaciones mezcladas.
La pregunta comercial y la operativa son diferentes. El precio te lleva a revisar tarifas, descuentos o condiciones del pedido. La cantidad te lleva a preguntar por qué se compró ese volumen: más trabajo, una reposición anticipada, un cambio de presentación o material que todavía no se ha utilizado.
No hace falta elaborar un presupuesto nuevo para explicar lo ocurrido. Mantén la referencia original y añade la comparación. Si sustituyes la cantidad prevista por la real antes de calcular, desaparece parte de la desviación que necesitas entender.
Compara la misma referencia y la misma unidad
Empieza por un producto homogéneo. Una caja y una unidad suelta no son magnitudes comparables hasta conocer cuántas piezas contiene la caja. Tampoco basta con que los artículos tengan un nombre parecido si han cambiado tamaño, calidad o características.
Utiliza precios de composición equivalente. La norma de existencias del PGC incluye en el precio de adquisición el importe facturado tras descuentos y los gastos adicionales directamente atribuibles hasta situar los bienes para su venta. Al hacer una comparación de gestión, explica si los dos precios incorporan los mismos conceptos.
Si el presupuesto incluía transporte y la cifra real lo presenta aparte, comparar ambas tarifas sin ajustar esa diferencia puede sugerir una rebaja que no existe. Lo mismo sucede con descuentos por volumen: el precio de catálogo puede no coincidir con el que acabas pagando.
Para el cálculo siguiente se supone una única referencia, sin transporte ni descuentos y con importes que no incluyen impuestos recuperables. Es una simplificación para aprender a separar las causas, no una regla para valorar cualquier compra real.
Un pedido mayor con un precio también más alto
Supuesto ilustrativo: se presupuestan 100 unidades a 2 por unidad, pero se compran 150 a 2,20. Todos los importes de esta comparación están expresados en euros. Se mantiene el mismo material y la misma unidad de medida, sin otros conceptos que alteren el precio.
El presupuesto era 100 por 2, es decir, 200. Primero calcula cuánto habrían costado las 150 unidades al precio previsto: 150 por 2 da 300. Después compara ese paso intermedio con el importe real, 150 por 2,20, que suma 330. Así no atribuyes al proveedor el incremento que procede de comprar más.
El resultado se divide en 100 por cantidad y 30 por precio. La suma es 130 y coincide con la diferencia entre 330 y 200. El mayor volumen explica una parte del exceso y la tarifa superior explica la otra; ninguna de las dos desaparece al reconocer la otra causa.
| Escalón del cálculo | Unidades | Precio por unidad | Importe | Diferencia que permite aislar |
|---|---|---|---|---|
| Presupuesto original | 100 | 2,00 | 200 | Punto de partida |
| Cantidad real al precio previsto | 150 | 2,00 | 300 | 100 por comprar más unidades |
| Compra real | 150 | 2,20 | 330 | 30 por el precio sobre la cantidad real |
El orden del puente importa. Aquí se mide primero la cantidad al precio presupuestado y después el precio sobre las unidades reales. Si mezclas ese orden con otro método, podrías asignar una parte de la diferencia dos veces o dejarla sin explicar.
Cada diferencia pide una conversación distinta
Para entender los 100 de cantidad, pregunta qué cambió en el pedido. Si había más encargos, puede existir una explicación comercial razonable. Si no aumentó el trabajo, mira entregas anticipadas, reservas de almacén, pedidos repetidos o un consumo que no estaba previsto. El cálculo señala dónde investigar; no demuestra por sí solo un desperdicio.
Para los 30 de precio, contrasta lo facturado con la oferta aceptada. Puede haber una revisión pactada, una entrega urgente o una pérdida de descuento al cambiar las condiciones. Si el precio es correcto pero ya no encaja en tu margen, la decisión será comercial; si no coincide con lo acordado, tendrás que aclarar la diferencia.
Pide a Alexis que contraste las compras de material con tu presupuesto cuando el aumento del total no te permita identificar qué está cambiando en el negocio.
Comprar material no equivale a consumirlo todo
Esta descomposición explica la compra de una referencia. No calcula automáticamente el gasto consumido, la variación de existencias o el beneficio del período. Si parte del material queda almacenada, esa diferencia también debe entrar en el análisis contable que corresponda.
Cuando compres varias referencias, realiza primero la comparación de cada una. Sumar unidades de productos distintos puede esconder que has cambiado la mezcla del pedido. Después podrás reunir los efectos en un resumen, manteniendo separados los productos cuyo precio o volumen haya variado.
Conecta la comparación con las obligaciones económicas y fiscales del negocio, manteniendo diferenciados el importe de compra y el gasto que corresponda. Comenta con Alexis qué está elevando el coste de tus pedidos; prepara el presupuesto por referencia, la oferta y las compras reales, además del material que siga en almacén.
Fuentes oficiales
Plan General de Contabilidad, norma de registro y valoración 10: existencias. La descomposición de cantidad y precio es una propuesta de análisis de gestión; no se presenta como un procedimiento obligatorio del PGC.
