Que el equipo tenga un número de serie nuevo no significa que hayas hecho otra compra. ¿El proveedor lo ha sustituido en garantía? Conserva la factura inicial y el documento que relaciona la unidad retirada con la recibida. Antes de registrar nada más, comprueba si hubo solo un reemplazo, una devolución del dinero o una nueva venta.
Una compra profesional sustituida en garantía con otro número de serie puede terminar de varias formas. La diferencia está en los documentos y en lo que realmente recibiste o pagaste. El correo que autoriza el envío no basta para conocer cómo acabó la incidencia.
| Elemento | Qué registrar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Compra | Factura, fecha y serie original | Origen del activo |
| Unidad defectuosa | Número de serie e incidencia | Identifica lo retirado |
| Devolución | RMA, transporte y recepción | Prueba la salida |
| Sustitución | Nueva serie y albarán | Identifica lo recibido |
| Puesta en uso | Proyecto, fecha y ubicación | Conecta el activo con la actividad |
Mantén una sola historia documental del activo
Una compra profesional sustituida en garantía con otro número de serie no debe convertirse automáticamente en dos compras. Conserva la factura original y añade la incidencia, la autorización de devolución, el justificante de transporte, el albarán de sustitución y la nueva identificación.
El número de serie es la bisagra entre documentos. Fotografía la etiqueta si resulta legible y anota marca, modelo y accesorios. Si el proveedor sustituye solo una pieza, especifica qué componente salió y cuál volvió para no atribuir al equipo completo un cambio que no ocurrió.
Distingue devolución, abono y reemplazo
Una garantía puede terminar en reparación, sustitución, reembolso o compra nueva. No deduzcas la respuesta del correo inicial. Comprueba si existe abono, factura rectificativa, cargo adicional o albarán sin importe. Cada documento produce una conciliación distinta.
Si aparece un reembolso y una nueva factura, relaciónalos sin compensarlos de memoria. Si solo existe reemplazo, no inventes una segunda adquisición. Deja constancia de gastos de transporte o diferencias de precio y de quién los asumió.
Revisar con Alexis los documentos de este reemplazo.
Acredita la vinculación y la puesta en uso
La AEAT condiciona la deducibilidad del gasto a su vinculación con la actividad, registro, imputación correcta y justificación.
La factura apoya la compra, mientras que el parte de sustitución explica por qué el equipo utilizado tiene otra serie. Registra proyecto, ubicación y fecha de puesta en uso. No afirmes una amortización, una pérdida o un tratamiento de IVA sin revisar importe, naturaleza y documentos.
Actualiza inventario, seguro y mantenimiento
Sustituye la serie en el inventario sin borrar la anterior: márcala como retirada y enlaza la nueva. Revisa si el seguro, el registro del fabricante o el contrato de mantenimiento exige comunicar el cambio.
Conserva ambas series en búsquedas históricas. Si el equipo se entrega a un colaborador o cambia de ubicación, añade el movimiento. Así una inspección posterior no encuentra una factura de una unidad y una máquina distinta sin explicación.
Un monitor que vuelve con otra serie
Supongamos un monitor profesional con serie M-100 que falla. El proveedor emite un RMA, recibe la unidad y entrega otra con serie M-245 sin nueva factura. El autónomo conserva la factura inicial, RMA, transporte y albarán, retira M-100 del inventario y registra M-245 en la fecha de puesta en uso. No crea una segunda compra ficticia.
Qué pedir si el albarán no identifica la sustitución
Pide al proveedor que relacione la serie antigua con la nueva y que indique el motivo de la entrega. No hace falta que tú conviertas el albarán en una factura ni añadas datos al documento recibido. Una confirmación del servicio técnico puede ayudar a explicar por qué tienes una unidad diferente a la comprada inicialmente.
Comprueba también los accesorios. Si enviaste el equipo con cargador y recibes solo la unidad, esa diferencia debe reclamarse como parte de la incidencia. Si el proveedor entrega un modelo distinto, solicita la identificación completa del sustituto y las condiciones que comunique. No presupongas que la cobertura o la fecha final de la garantía se ha reiniciado.
Un cambio de número de serie en una compra profesional también puede afectar a un equipo alquilado o prestado al cliente. En ese caso informa del cambio a quien lo utiliza y actualiza su recepción. La factura de compra seguirá en tu archivo; el recibí del usuario explica qué unidad tiene en ese momento.
Si aparece un precio adicional o un reembolso
Un equipo sustituido en garantía para un autónomo puede venir acompañado de una mejora pagada, transporte u otro importe. Separa el documento de ese cargo de la compra original. Si hay una devolución de dinero, comprueba su entrada en el banco y si el proveedor ha emitido el documento que modifica la operación.
Antes de actualizar el registro del bien, reúne la situación final completa. Una sustitución sin precio nuevo, una reparación y una venta diferente no deben tratarse como si fueran lo mismo. Para decidir el efecto fiscal se revisan la naturaleza del bien, su registro anterior y los documentos emitidos, sin crear una segunda compra por el mero cambio de etiqueta.
La guía de gastos deducibles explica los requisitos generales. Para esta incidencia necesitas además poder seguir la unidad que salió y la que recibiste, con la factura original conservada.
Si la sustitución trae una serie o un importe que no sabes registrar, consulta a Alexis cómo relacionar el equipo original con su sustituto. Envía factura inicial, parte del servicio técnico, albarán y cualquier cargo o abono.
