Imagina que compras varias unidades, devuelves una y recibes otra referencia con un suplemento. ¿Es una compra nueva o un cambio dentro de la anterior? Para revisar una compra profesional con devolución parcial y producto de sustitución, sigue la unidad que sale, la que entra y los documentos que explican el saldo.
Conserva factura, devolución, abono y entrega de la reposición. No registres un gasto completo por cada movimiento ni restes dos veces el mismo ajuste porque exista tanto un abono como una devolución bancaria.
Enumera las unidades de la compra original
Copia referencia, cantidad, precio, número de serie y destino profesional. Si la factura agrupa varias unidades, crea subregistros sin alterar el documento. Anota cuáles se conservan y cuál presenta incidencia. Una foto del paquete ayuda, pero no sustituye pedido, factura y albarán.
Relaciona cada unidad con su proyecto, ubicación y fecha de puesta en servicio. Evita declarar que toda la compra tuvo el mismo uso si una parte quedó sin abrir, se devolvió o se destinó a otra tarea. La trazabilidad por unidad impide trasladar la incidencia al artículo equivocado.
Documenta la salida y el transporte
Guarda autorización de devolución, etiqueta, seguimiento, contenido del paquete y recepción del proveedor. Distingue devolución comercial, garantía y reparación; no uses esos términos como sinónimos. Si pagaste un transporte adicional, conserva su justificante y relación con la incidencia.
Registra cantidades e identificadores antes de enviar. Si el proveedor afirma no haber recibido una pieza, el peso, seguimiento y confirmación permiten investigar sin inventar el resultado. Mantén el expediente abierto hasta disponer de una respuesta verificable.
Revisar con Alexis la devolución parcial y el documento de la sustitución.
Vincula el producto de sustitución
Comprueba si llega la misma referencia, otra versión o un producto distinto. Anota número de serie, fecha, valor y documento que ampara el cambio. Una reposición sin cobro puede seguir necesitando un albarán o confirmación para explicar por qué cambió el inventario.
Si existe diferencia de precio, separa cargo adicional, abono y forma de pago. No registres la sustitución como compra completa y la devolución como pérdida completa si ambas forman parte del mismo circuito. Conserva el producto original como histórico, marcado como devuelto.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Pedido | Cantidad y referencias | Confirmación original |
| Recepción | Unidad y serie | Albarán |
| Devolución | Qué sale y por qué | Autorización y transporte |
| Sustitución | Qué entra | Nuevo albarán o factura |
| Saldo | Abono, cargo o cero | Documentos y banco |
Cierra la conciliación sin borrar versiones
Separa los documentos que modifican el precio de los movimientos que liquidan ese saldo. El abono puede reducir el importe de la compra y su devolución bancaria pagar ese mismo ajuste: no son dos reducciones independientes. Compara después cuánto queda pagado o pendiente. La AEAT exige vinculación con la actividad, justificación y registro para considerar deducible un gasto. Cuadrar el saldo no acredita por sí solo el uso profesional.
Ejemplo hipotético: de tres discos, uno falla y se sustituye por otro modelo con un suplemento. El expediente conserva los tres originales, la salida de uno, la nueva serie, el abono parcial y el suplemento. El inventario final muestra tres unidades activas, no cuatro compras.
Cómo tratar expedientes con reparación antes de la sustitución
A veces la unidad sale primero para diagnóstico, vuelve reparada y solo después se sustituye. Añade cada movimiento con fecha, transportista, serie y resultado técnico. No marques una baja definitiva al iniciar la reparación. Si el proveedor envía una unidad temporal, identifícala como préstamo y registra su devolución; de lo contrario el inventario puede mostrar como compra una incorporación que no se formalizó.
Comprueba también garantías extendidas, accesorios que permanecen y embalajes asociados. Una sustitución del cuerpo principal no implica que todos los componentes salieran o cambiaran de valor. Antes de cerrar, otra persona debe poder responder cuántas unidades se compraron, cuál falló, qué salió, qué regresó, qué dinero cambió de manos y qué documento acredita cada paso. Las preguntas sin respuesta quedan visibles.
Qué pedir cuando el proveedor solo envía el cambio
Solicita que identifique la compra inicial, la unidad devuelta y la referencia de la reposición. Si hay una diferencia de precio, pregunta qué documento la recoge y cómo se liquida. Una explicación del importe total sin relación con esas unidades puede dejar el mismo problema sin resolver.
Comprueba si el transporte lo factura el proveedor, lo pagas a un tercero o queda incluido en el acuerdo. Conserva ese documento por separado cuando exista. No lo añadas dos veces porque aparezca tanto en el seguimiento como en la factura.
Al terminar, el inventario debe explicar qué unidad conserva el negocio y cuál salió. El archivo mantiene la historia de ambas; no hace falta borrar la referencia devuelta para que desaparezca del inventario activo.
La guía de gastos deducibles permite revisar los requisitos fiscales de la compra una vez aclarados los documentos del cambio.
Si el abono no cuadra con la reposición, consulta con Alexis qué parte del precio cambió y qué saldo queda por liquidar. Prepara factura inicial, abono, nueva entrega y movimientos bancarios.
