¿Has pagado una entrada, recibido la factura final y seguido pagando después? La compra profesional con anticipo, factura final y varios pagos es una sola operación. Para cuadrarla, relaciona cada factura con el pago que cubre y comprueba cuánto queda pendiente. Registrar todos los cargos del banco como gastos nuevos puede duplicar la misma compra.
Empieza por el total que has contratado, no por la última transferencia. Después distingue el documento del anticipo, la factura definitiva y los pagos posteriores. Así puedes localizar una diferencia sin cambiar una factura que emitió el proveedor.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Pedido | Objeto, proveedor, importe previsto y condiciones | Presupuesto o pedido aceptado |
| Anticipo | Fecha, importe, concepto y documento recibido | Factura o justificante del proveedor |
| Factura final | Total, anticipo descontado y saldo | Factura definitiva |
| Pagos | Movimiento, ordenante, referencia e importe | Extracto o recibo |
| Entrega | Bien o servicio recibido e incidencias | Albarán, acta o correo de cierre |
Abre un expediente único para la compra
Asigna un identificador a la operación y úsalo en pedido, anticipo, factura final, entregas y pagos. No registres cada movimiento bancario como una compra distinta. Así puedes seguir una compra a través de sus distintos pagos. Guarda el documento original del proveedor y evita renombrar archivos de forma que se pierda si corresponden al anticipo, al saldo o a una corrección posterior.
Anota quién contrata, quién factura y quién paga. Si el pago sale de una cuenta distinta o interviene un tercero, conserva el motivo y la relación documental sin concluir por ello la deducibilidad. Separa fecha del pedido, fecha de pago, fecha de expedición de cada factura y fecha de entrega: pueden coincidir o no, y cada una acredita un hecho diferente.
Concilia el anticipo con la factura definitiva
Registra el importe anticipado y el documento que lo respalda. Cuando llegue la factura final, comprueba total, identificación de la operación, referencia al anticipo cuando conste y saldo restante. No restes el anticipo dos veces: una vez en la tabla de pagos y otra como si fuera una devolución. Mantén columnas independientes para importe documentado, importe pagado y saldo por explicar.
Si la factura final no permite seguir el anticipo, solicita aclaración al proveedor. No modifiques el PDF ni insertes una línea propia en el original. Conserva la respuesta y, si llega un nuevo documento, mantén ambas versiones con su relación. Una diferencia de céntimos, divisa o comisión debe tener una fila propia y no quedar absorbida por el concepto principal.
Revisar con Alexis un anticipo que aparece dos veces.
Relaciona pagos y entrega
Ordena los movimientos por fecha y enlaza cada uno con el hito contractual que pretende cubrir. Un cargo bancario prueba una salida de fondos, pero no sustituye la factura ni la entrega. Un pedido pagado tampoco acredita por sí solo que el bien se recibiera o que el servicio se prestara. Añade albaranes, actas, correos de aceptación y partes de incidencia cuando existan.
Para entregas parciales, registra unidades o fases recibidas y lo que sigue pendiente. Si hay cancelación, devolución o abono, conserva el documento que modifica la operación y su impacto en el saldo. No cierres el expediente porque el banco llegue a cero si todavía falta una entrega o una corrección del proveedor.
Limita correctamente la conclusión fiscal
La AEAT exige vinculación con la actividad, justificación y registro para considerar deducible un gasto. Esta guía organiza esa evidencia; no afirma que cualquier anticipo sea gasto del momento del pago ni decide amortización, imputación temporal o afectación. Esas conclusiones dependen de la naturaleza de la compra y del expediente completo.
Ejemplo hipotético y control final
Ejemplo hipotético: una autónoma encarga un equipo, paga una entrada al aceptar el pedido y realiza dos pagos posteriores. El proveedor emite un documento por el anticipo y una factura final que descuenta ese importe; la entrega se acredita con albarán. La conciliación muestra una compra, tres movimientos y dos documentos fiscales relacionados, sin triplicar el gasto.
Cierra solo cuando total contratado, documentos, pagos, entrega y saldo pueden recorrerse de extremo a extremo. Marca como pendiente cualquier factura ausente, diferencia sin explicar o devolución no recibida. Conserva el expediente con acceso restringido y registra la siguiente acción concreta. No incluyas credenciales ni números bancarios completos en la tabla de trabajo.
Qué preguntar si el saldo no coincide
Si la factura final vuelve a mostrar todo el precio, comprueba si el proveedor ha indicado el anticipo en un documento aparte. No des por duplicado el cobro ni por incorrecta la factura sin leer ambos. Pide que te confirmen el total de la compra, lo que ya recibieron y el saldo que reclaman. Esa respuesta permite comparar las mismas cantidades.
En una entrega por fases, confirma además qué parte está recibida. Puedes haber pagado una entrada y seguir esperando el equipo, o haber recibido el equipo y tener pendiente el último pago. Son situaciones distintas aunque el saldo bancario sea idéntico. Separarlas ayuda a reclamar exactamente lo que falta: entrega, documento o devolución.
Si el proveedor devuelve parte del anticipo, conserva el abono y enlázalo con el pago inicial. El importe devuelto reduce el dinero que permanece en manos del proveedor; no representa por sí mismo una segunda compra negativa. El registro fiscal se revisa a partir de los documentos y de la naturaleza de la operación, sin elegir el año solo por el movimiento del banco.
Para revisar los requisitos fiscales de la compra tienes la guía de gastos deducibles. La conciliación sirve para saber qué has comprado y pagado; la deducción depende también del uso, la justificación y el momento que corresponda.
Si eres autónomo y el anticipo sigue sin cuadrar con la factura final, comenta con Alexis el anticipo y el saldo de esta compra. Prepara pedido, documentos del proveedor y los pagos que has realizado.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
- Agencia Tributaria: 1. Requisitos para considerar un gasto como deducible
