Cuando un cliente paga una factura profesional sin descontar la retención, el movimiento bancario no coincide con el líquido documentado. No registres un segundo ingreso y no cambies la factura para que cuadre a posteriori. Congela documento y banco, confirma quién pagó y pide un desglose escrito. Después compara base, impuestos, retención y total para localizar si el error está en la factura, en la orden de pago o en la interpretación del pagador.
| Elemento | Función | Evidencia |
|---|---|---|
| Factura | Base, impuestos y retención mostrada | PDF emitido |
| Líquido esperado | Total previsto para el cobro | Cálculo reproducible |
| Banco | Importe realmente abonado | Movimiento y ordenante |
| Confirmación | Causa y actuación acordada | Respuesta del pagador |
Reproduce el cálculo sin modificar el documento
Copia los importes exactamente como aparecen en la factura y calcula el líquido esperado. Conserva la fórmula en una hoja verificable. Compara el resultado con el abono y cuantifica la diferencia. No ajustes el porcentaje ni la base para igualar el banco; primero hay que explicar por qué el pagador transfirió otra cantidad.
Comprueba que el movimiento corresponde a esa factura y no agrupa otros documentos, anticipos o devoluciones. Revisa ordenante, concepto, fecha y facturas abiertas. Si existe otra explicación posible, deja la conciliación pendiente y solicita un detalle antes de asignar el exceso.
Distingue error de factura y error de pago
Revisa si la factura muestra la retención que se había acordado y si los datos del pagador son correctos. Después pregunta al cliente qué importe consideró pagadero y cómo trató la retención. Una transferencia por el total puede ser un error operativo, pero no debe diagnosticarse sin confirmación.
No presentes como solución universal devolver una cantidad, compensarla en otra factura o cambiar el documento. Cada opción altera una parte distinta del expediente y exige saber qué ocurrió. Conserva la comunicación y eleva la duda cuando el cliente y el documento no coinciden.
Relaciona el cobro con la obligación del pagador
El artículo 78 sitúa con carácter general el nacimiento de la obligación de retener en el momento del pago. Esa regla hace relevante la fecha y el importe satisfecho, pero no resuelve por sí sola el tratamiento de cualquier factura. Identifica pagador, naturaleza de la renta y hechos antes de aplicar conclusiones.
Pide que el cliente confirme si practicó, declarará o corregirá la retención y conserva su respuesta. Más adelante, compara certificados y datos disponibles con el expediente. No inventes que una retención fue ingresada solo porque aparecía impresa en la factura.
Registra el banco una sola vez y mantiene la incidencia abierta
Conserva un único movimiento bancario y enlázalo a la factura. Separa el importe esperado de la diferencia sin crear una segunda venta. Usa un estado de incidencia o una cuenta transitoria coherente con tu sistema hasta disponer de una explicación documentada. La suma debe seguir coincidiendo con el banco.
Cuando se produzca una devolución, compensación o corrección confirmada, enlaza el nuevo movimiento al mismo expediente. Mantén versiones y fecha de decisión. No borres la primera conciliación ni modifiques el histórico para que el cierre parezca automático.
Ejemplo hipotético y comprobación final
Una profesional emite una factura que muestra un líquido inferior al total y el cliente transfiere el total. Ella conserva factura y banco, solicita el desglose y descubre que el equipo de pagos omitió la retención. La actuación posterior se documenta con el cliente; no se inventa otro servicio ni se cambia silenciosamente el PDF.
Antes de cerrar, confirma documento, pagador, fórmula, diferencia, comunicación y actuación final. Si hay varios pagos, facturas rectificativas, un pagador extranjero o desacuerdo sobre la naturaleza de la renta, mantén el caso pendiente de una revisión específica.
Qué acredita la fuente oficial
El Reglamento del IRPF establece con carácter general que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes.
La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.
Lecturas y siguiente paso
Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura profesional con retención incorrecta.
Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la conciliación de la retención.
Fuentes oficiales
Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.