¿El cliente te ha transferido el total sin descontar la retención de la factura? Conserva ambos documentos y pide un desglose del pago. No crees otra venta por la diferencia ni cambies la factura para que coincida con el banco.
Cuando un cliente paga una factura profesional sin descontar la retención, revisa primero si la retención correspondía a esa operación y quién debía practicarla. Después aclara qué hizo el pagador. Una transferencia por el bruto no resuelve por sí sola el tratamiento fiscal.
Reproduce el cálculo sin modificar el documento
Copia los importes exactamente como aparecen en la factura y calcula el líquido esperado. Conserva la fórmula en una hoja verificable. Compara el resultado con el abono y cuantifica la diferencia. No ajustes el porcentaje ni la base para igualar el banco; primero hay que explicar por qué el pagador transfirió otra cantidad.
Comprueba que el movimiento corresponde a esa factura y no agrupa otros documentos, anticipos o devoluciones. Revisa ordenante, concepto, fecha y facturas abiertas. Si existe otra explicación posible, deja la conciliación pendiente y solicita un detalle antes de asignar el exceso.
| Elemento | Función | Evidencia |
|---|---|---|
| Factura | Base, impuestos y retención mostrada | PDF emitido |
| Líquido esperado | Total previsto para el cobro | Cálculo reproducible |
| Banco | Importe realmente abonado | Movimiento y ordenante |
| Confirmación | Causa y actuación acordada | Respuesta del pagador |
Distingue error de factura y error de pago
Revisa si la factura muestra la retención que corresponde a la operación y si los datos del pagador son correctos. Después pregunta al cliente qué importe consideró pagadero y cómo trató la retención. Una transferencia por el total puede ser un error operativo, pero no debe diagnosticarse sin confirmación.
No presentes como solución universal devolver una cantidad, compensarla en otra factura o cambiar el documento. Cada opción altera una parte distinta del expediente y exige saber qué ocurrió. Conserva la comunicación y eleva la duda cuando el cliente y el documento no coinciden.
Relaciona el cobro con la obligación del pagador
El Reglamento del IRPF establece con carácter general que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes. Esa regla hace relevante la fecha y el importe satisfecho, pero no resuelve por sí sola el tratamiento de cualquier factura. Identifica pagador, naturaleza de la renta y hechos antes de aplicar conclusiones.
Pide que el cliente confirme si practicó, declarará o corregirá la retención y conserva su respuesta. Más adelante, compara certificados y datos disponibles con el expediente. No inventes que una retención fue ingresada solo porque aparecía impresa en la factura.
Consultar con Alexis la diferencia entre el líquido y lo que transfirió el cliente.
Registra un movimiento y deja identificada la diferencia
Conserva un único movimiento bancario y enlázalo a la factura. Separa el importe esperado de la diferencia sin crear una segunda venta. Usa un estado de incidencia o una cuenta transitoria coherente con tu sistema hasta disponer de una explicación documentada. La suma debe seguir coincidiendo con el banco.
Cuando se produzca una devolución, compensación o corrección confirmada, enlaza el nuevo movimiento al mismo expediente. Mantén versiones y fecha de decisión. No borres la primera conciliación ni modifiques el histórico para que el cierre parezca automático.
Ejemplo hipotético y comprobación final
Una profesional emite una factura que muestra un líquido inferior al total y el cliente transfiere el total. Ella conserva factura y banco, solicita el desglose y descubre que el equipo de pagos omitió la retención. La actuación posterior se documenta con el cliente; no se inventa otro servicio ni se cambia silenciosamente el PDF.
Antes de cerrar, confirma documento, pagador, fórmula, diferencia, comunicación y actuación final. Si hay varios pagos, facturas rectificativas, un pagador extranjero o desacuerdo sobre la naturaleza de la renta, mantén el caso pendiente de una revisión específica.
La retención no se decide como un descuento comercial
Los artículos 75 y 76 del Reglamento del IRPF delimitan las rentas sujetas a retención y quién debe practicarla. Si el cliente no descuenta la retención profesional, comprueba esos datos antes de dar por correcto el porcentaje impreso o el pago realizado. No depende simplemente de lo que las partes prefieran.
El pago bruto de una factura con retención puede necesitar una actuación del pagador y una revisión documental. Antes de devolver o compensar dinero, confirma el importe y cómo se relaciona con la retención. Un ingreso y su devolución no deben convertirse en dos ventas ni hacer desaparecer el primer movimiento.
Guarda la respuesta del cliente y revisa después su certificado. La comprobación termina cuando factura, dinero e información fiscal tienen una explicación, no solo cuando el saldo de tu hoja queda a cero.
La guía de impuestos del autónomo aporta el marco general. Para este pago, separa el importe esperado, lo transferido y la actuación del pagador sobre la retención.
Si el cliente pagó el bruto y no sabes cómo cerrar la diferencia, revisa con Alexis la factura y la retención que el cliente no descontó. Prepara factura, ingreso y el detalle o respuesta del pagador.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2007-6820 Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
