¿El cliente ha cambiado el encargo antes de que te des de alta? La última versión del presupuesto no borra el trabajo anterior. Para revisar cuándo empezó la actividad, distingue lo que solo se negoció de lo que llegaste a hacer: analizar sus archivos, preparar una entrega o comprar una herramienta para el encargo pueden ser hechos relevantes.
Cuando un cliente cambia el alcance antes del alta censal del autónomo, empieza por esas actuaciones. Después contrasta sus fechas con el alta. Esperar a la factura o usar la fecha del presupuesto definitivo puede dejar fuera parte de lo ocurrido.
| Elemento | Qué registrar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Propuesta inicial | Versión, fecha y tareas | Oferta |
| Cambio del cliente | Solicitud y motivo | Modifica alcance |
| Aceptación | Versión confirmada | Fija lo contratado |
| Primera actuación | Tarea, archivo o acceso | Hecho ejecutado |
| Entrega o descarte | Resultado y estado | Cierra cada versión |
Ordena las versiones antes de buscar una fecha
Si el cliente cambia el alcance antes del alta censal del autónomo, no uses la fecha del último documento como respuesta automática. Reúne propuesta inicial, cambios, aceptación y tareas. Cada versión debe indicar qué sustituyó y qué quedó vigente.
Un alcance descartado puede no haber generado trabajo; también puede contener preparación ya realizada. Conserva comentarios, archivos y horas si existen. No reconstruyas la historia únicamente desde el presupuesto final.
Separa negociación de actuación productiva
Correos, reuniones comerciales y comparativas ayudan a entender el encargo, pero deben distinguirse de tareas ejecutadas para producir el servicio. Identifica el primer archivo creado, acceso utilizado, compra vinculada o resultado compartido.
Anota finalidad y destinatario. Una prueba interna genérica no equivale necesariamente a una prestación para ese cliente. En cambio, adaptar material específico o entregar una versión puede ser un hecho relevante aunque después cambie el alcance.
Comprobar con Alexis las actuaciones anteriores al nuevo presupuesto.
Contrasta todos los actos con la regla censal
El artículo 9.4 del Reglamento de gestión tributaria sitúa el alta antes del inicio y contempla actuaciones con finalidad empresarial, incluidas adquisiciones, cobros o pagos. El reglamento considera entregas, prestaciones, adquisiciones, cobros, pagos o contratación con finalidad de intervenir en la producción o distribución.
Por eso debes revisar también herramientas compradas, colaboradores, anticipos y pagos, no solo la primera factura. Si aparecen actos previos al alta, documenta el caso y solicita revisión individual; no elijas una fecha favorable ni corrijas sin conocer el conjunto.
Cierra cada versión del encargo
Marca la propuesta como sustituida, aceptada o cancelada. Relaciona tareas reutilizadas en la nueva versión y separa trabajo descartado. Si el cliente compensó ese trabajo, conserva el acuerdo.
Conviene poder explicar qué se hizo para cada versión y en qué fecha. Esto evita que una carpeta renombrada haga parecer posterior un trabajo anterior.
Una auditoría que acaba convirtiéndose en implementación
Supongamos que un cliente acepta una auditoría el día 3, pide cambiarla por una implementación el día 6 y confirma el nuevo alcance el día 8. El profesional había analizado ya los archivos del cliente el día 5. La matriz conserva ambas versiones y esa actuación; después se contrasta con alta, compras y pagos, sin fijar la fecha solo por la propuesta del día 8.
El trabajo descartado también forma parte de la historia
Si preparaste un análisis y después el cliente decidió no usarlo, anota qué llegaste a entregar y cuándo. Que ese archivo no aparezca en el proyecto definitivo no convierte el tiempo anterior en una mera conversación comercial. Conserva el envío o la versión de trabajo con la que puedas explicar su contenido.
También puede ocurrir lo contrario: el primer presupuesto se sustituyó antes de que hicieras ninguna tarea específica. En ese caso describe la negociación tal como fue, sin inventar un entregable o un comienzo de actividad por haber reservado una fecha. La revisión tiene que reflejar los hechos, no completar todos los casilleros de una lista.
La primera tarea y fecha de alta censal se revisan junto a las compras, pagos y otras actuaciones de la actividad. El cambio de encargo antes del alta de autónomo no crea una regla especial que permita retrasar el inicio hasta la última aceptación. Tampoco basta la firma de una propuesta para decidir automáticamente todos los efectos fiscales.
Si el alta ya presentada no refleja lo ocurrido
Reúne el justificante del alta y una lista breve con las fechas que has podido comprobar. Señala la primera actuación relevante, no solo el primer cobro. Con esos datos se estudia si hay que corregir la información y qué consecuencias deben revisarse. No presentes otra declaración idéntica ni cambies una fecha por intuición.
La revisión censal y el encuadramiento en Seguridad Social tienen su propio alcance. Resolver el dato del censo no acredita que estén resueltas todas las obligaciones. Si el cambio de servicio también modificó la actividad que desarrollas, explica la diferencia real para revisar la descripción declarada.
La guía de impuestos y obligaciones del autónomo ayuda a situar esta revisión. Para fechar el cambio concreto necesitas las propuestas y las actuaciones de ese encargo, incluidas las que quedaron descartadas.
Si ya trabajaste antes de la última versión aceptada, comenta con Alexis qué hiciste antes de cambiar el encargo. Prepara ambas propuestas, los envíos al cliente y el justificante censal para revisar las fechas con hechos.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2007-15984 Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
- AEAT: alta en el censo de empresarios y profesionales
