¿El equipo cambió el diseño, pero la memoria sigue describiendo la solución descartada? El control de cambios en proyectos de I+D+i debe permitir entender qué se intentó, qué se modificó y cómo afectó al trabajo y al coste. Sustituir el archivo inicial por otro sin explicación hace perder esa información.
Conserva el punto de partida y documenta cada cambio relevante desde que se decide. La versión final debe reflejar la ejecución real; no tiene que aparentar que el resultado estaba previsto desde el primer día.
Describe el cambio como una decisión técnica
Identifica la pregunta que motivó la modificación: resultado de una prueba, limitación encontrada, nueva alternativa o necesidad del proyecto. Separa ese motivo de una preferencia estética o de una petición comercial del cliente.
El artículo 35 distingue I+D e innovación tecnológica y excluye determinadas actuaciones rutinarias, cambios estéticos o menores y actividades productivas. Cambiar algo durante un proyecto no demuestra, por ese hecho, que la nueva tarea sea elegible.
Explica qué trabajo se añadió o dejó de hacerse y qué resultado se buscaba. La memoria debe permitir comprender la modificación sin depender de una conversación que nadie dejó registrada.
Conserva lo anterior y relaciona las nuevas versiones
Guarda la propuesta inicial y los documentos que explican la decisión de modificarla. Identifica fecha, alcance y persona o entidad que acordó el cambio cuando corresponda. No atribuyas una aprobación a quien no la dio.
Relaciona planos, código, ensayos o informes con la versión a la que pertenecen. Un archivo final aislado puede mostrar un resultado, pero no explica qué se probó para llegar hasta él.
Imagina que un diseño no supera una prueba y el equipo cambia un componente para ensayar otra solución. Es un supuesto ilustrativo. Conserva la prueba fallida, el motivo del cambio y la nueva prueba. No renombres las dos como si fueran la misma versión sin diferencias.
Actualiza el presupuesto sin convertirlo en gasto real
Separa el coste ya incurrido de la previsión de las nuevas tareas. Indica qué recursos se reutilizan y qué encargo necesita ampliarse. Evita sumar el presupuesto completo anterior al nuevo si contienen trabajo común.
Para los gastos de I+D, el artículo 35.1.b requiere relación directa, aplicación efectiva e individualización por proyectos. El importe aprobado para un cambio no acredita por sí solo que ese coste se haya realizado ni que forme parte de la base.
Si cambia la dedicación de personas o equipos, explica el reparto aplicado. Mantén una relación entre los trabajos y sus períodos, aunque la reorganización se haya acordado más tarde.
Si la memoria y los costes describen versiones diferentes, puedes revisar con Alexis cómo explicar el cambio y conciliar sus partidas. Incluye la documentación anterior y la vigente.
| Documento | Qué puede haber cambiado |
|---|---|
| Memoria técnica | Problema, actividad, prueba o resultado |
| Presupuesto | Recursos previstos y coste restante |
| Contrato | Alcance, plazo y entregable acordados |
| Informe emitido | Correspondencia con la versión evaluada |
Comprueba qué contratos e informes quedan afectados
Una modificación técnica puede alterar entregables, plazos o el trabajo contratado a un centro. Revisa el acuerdo y cómo deben formalizarse los cambios. No supongas que actualizar una memoria modifica también el contrato de ejecución.
Identifica informes o certificados que describan un alcance concreto. Comprueba si siguen correspondiendo al proyecto ejecutado y qué actuación exige su procedimiento cuando hay variaciones. No presentes una evaluación de una versión como si hubiera valorado cualquier cambio posterior.
La AEAT describe informe motivado, consulta y acuerdo previo de valoración como mecanismos distintos. Su función y alcance deben leerse en el documento y en su regulación, sin sustituirlos por una aprobación interna del proyecto.
Cierra comparando el objetivo inicial con lo ejecutado
Al terminar, explica qué se consiguió, qué se descartó y qué sigue sin demostrar. Distingue resultados técnicos de aceptación comercial: un cliente satisfecho no califica por sí solo la actividad a efectos fiscales.
Relaciona las diferencias con el calendario y con el coste final. La explicación puede ser breve si permite localizar las pruebas y los acuerdos; no necesita repetir toda la documentación ni ocultar una desviación entre anexos.
Comprueba que la información entregada a empresa, centro y financiador describe el mismo alcance. Si circuló una versión antigua, identifica cuál la sustituye y qué cambió, sin borrar el documento que explica una decisión pasada.
El historial conserva su utilidad después del cierre: permite entender por qué se abandonó una vía y qué gastos corresponden a ella. Reescribir el pasado para que parezca lineal debilita precisamente esa explicación.
La guía fiscal del negocio ayuda a situar las obligaciones que acompañan al proyecto.
Para revisar una modificación concreta, habla con Alexis sobre el cambio técnico, su documentación y su efecto en los costes. Lleva también lo que se descartó y por qué.
