¿Puedes entregar al cliente el icono o la plantilla que descargaste con tu suscripción? Comprueba la licencia aplicable al recurso y al uso que vas a darle. Pagar un plan no demuestra por sí solo que puedas redistribuir los archivos originales.
Una biblioteca de recursos gráficos y licencias de un diseñador autónomo resulta útil cuando relaciona cada descarga con sus condiciones, el proyecto y lo entregado. Guarda el original y trabaja sobre una copia: así puedes revisar qué utilizaste sin confundirlo con una creación propia.
Crea una ficha por recurso, no una carpeta anónima
Una biblioteca de recursos gráficos y licencias de un diseñador autónomo debe permitir saber de dónde salió cada icono, plantilla o textura. Registra proveedor, URL, fecha, cuenta titular, plan y archivo descargado.
Añade versión o hash cuando sea posible. Los nombres genéricos como final.svg no distinguen una descarga original de una transformación propia. Conserva el original sin editar y trabaja sobre una copia enlazada.
Guarda la licencia aplicable al momento del uso
Las condiciones pueden cambiar o depender del plan. Captura la versión aceptada, la fecha y los límites relevantes para el encargo. La factura acredita un pago, pero no sustituye leer los usos autorizados.
No asumas que una suscripción activa permite redistribuir archivos fuente, transferir la licencia al cliente o reutilizar el recurso en cualquier producto. Si la condición no está clara, deja el uso pendiente y consulta al proveedor.
| Elemento | Qué registrar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Origen | Proveedor y URL | Localiza la descarga |
| Licencia | Plan, fecha y titular | Delimita condiciones |
| Recurso | Nombre, versión y hash | Identifica el archivo |
| Proyecto | Uso y transformación | Prueba la aplicación |
| Entrega | Formato y derechos comunicados | Cierra la cadena |
Documenta transformación, proyecto y entrega
El inventario de plantillas e iconos por proyecto debe indicar qué archivo se usó, qué cambios se hicieron y en qué pieza terminó. Relaciona capas, exportaciones y paquete entregado.
Distingue el archivo editable del resultado final. Si el cliente recibe fuentes o componentes reutilizables, registra exactamente qué se entrega y qué información sobre licencia acompaña al paquete. No presentes como creación original un recurso de terceros.
Consultar con Alexis cómo documentar las bibliotecas gráficas usadas en tu trabajo.
Qué documentos justifican el gasto de la biblioteca
La AEAT exige vinculación con la actividad, registro, imputación correcta y justificación para considerar deducible un gasto.
La ficha de recurso ayuda a explicar vinculación y proyecto, pero no decide automáticamente la deducción. Revisa titular de factura, periodo, uso mixto y registro. Las condiciones de licencia y el tratamiento fiscal son análisis distintos.
Controla retiradas y sustituciones
Si caduca el plan o el proveedor retira un recurso, marca los proyectos afectados. Conserva la evidencia de la licencia vigente en la fecha de creación y revisa si futuras ediciones o redistribuciones siguen permitidas.
Cuando sustituyas un icono o una plantilla, no borres la relación histórica. Registra versión retirada, motivo, nueva fuente y entregables actualizados para que el archivo del cliente no quede desconectado.
Ejemplo hipotético
Supongamos una diseñadora que descarga un conjunto de iconos durante una suscripción. Conserva factura, condiciones y archivo original; registra los iconos usados en un informe y las modificaciones realizadas. Entrega un PDF y explica que no transfiere la biblioteca fuente. Meses después sustituye dos iconos y conserva ambas versiones en la ficha del proyecto.
Qué incluir cuando entregas archivos editables
Antes de preparar el paquete final, recorre el documento y localiza los recursos de terceros. Un informe exportado y una plantilla editable pueden permitir usos distintos. Para las licencias de recursos gráficos para diseño, comprueba las condiciones del proveedor sobre los elementos que quedarán accesibles al cliente, sin deducirlas del formato del archivo.
Si una licencia no permite transferir el original, no lo incluyas por comodidad en una carpeta de entrega. Estudia si el cliente necesita obtener su propia licencia, si puedes entregar un resultado que respete las condiciones o si debes sustituir el recurso. La respuesta depende de los términos concretos; no hay una autorización universal por haber transformado el diseño.
El inventario de plantillas e iconos por proyecto debe decir qué recibió el cliente. Puede bastar una lista breve de proveedor, recurso, uso y condiciones que deba conocer. No adjuntes contraseñas, medios de pago ni la biblioteca completa cuando solo has contratado una pieza determinada.
Comprueba también los elementos que aportó el cliente. Identifica su procedencia y pide la información de uso necesaria. Que lleguen por correo no confirma que el cliente pueda autorizar cualquier transformación o redistribución. Si existe una duda pendiente, resuélvela antes de incorporar el recurso a una entrega pública.
Si cambias de plan o de proveedor después de entregar
Conserva las condiciones que se aplicaron al descargar y utilizar cada elemento. Para una revisión posterior, comprueba si se trata de corregir la pieza entregada, crear otra publicación o reutilizar el recurso en un producto diferente. No supongas que todos esos usos quedan cubiertos por la misma compra.
Si sustituyes una textura o un icono, señala en qué documentos cambió. Una versión nueva del archivo de trabajo puede no haberse reflejado todavía en las exportaciones enviadas. Revisa el paquete final y registra qué versión recibió el cliente, sin borrar la entrega anterior.
Antes de cancelar la cuenta, guarda los justificantes, las referencias y las condiciones que necesites conservar de forma lícita. Comprueba qué seguirá disponible en el proveedor y qué depende de la suscripción. No confíes toda la prueba de compra a un panel al que dejarás de tener acceso.
La revisión fiscal se realiza con la factura, el periodo, el uso profesional y el registro. El inventario ayuda a explicar el uso, pero una lista de proyectos no sustituye los requisitos ni transforma una licencia de uso personal en una compra profesional.
Si utilizas el mismo recurso en varios encargos, enlaza cada uso con su proyecto en vez de descargar copias sin identificar. Cuando el proveedor facilite un código de licencia o un justificante de descarga, guárdalo con el recurso al que pertenece. Así puedes localizar la condición correspondiente sin depender del nombre comercial del paquete ni de una factura que agrupa muchas descargas.
La guía fiscal del autónomo aporta el contexto de los gastos. Para cada recurso conserva además la licencia y la entrega con la que se utilizó.
Si necesitas ordenar las compras de bibliotecas o suscripciones de diseño, revisa con Alexis los gastos y documentos de tus recursos gráficos. Prepara facturas, planes contratados y proyectos en los que los usas.
