¿Termina tu servicio de asistencia virtual y todavía tienes acceso al correo, al CRM o a las herramientas de pago del cliente? Prepara la entrega y el cierre de permisos junto a la última factura. Los accesos, gastos y entrega de una asistente virtual deben corresponder al trabajo realmente contratado.
Identifica qué tareas quedan abiertas, qué archivos recibe el cliente y qué compras hiciste por su cuenta. No mezcles los honorarios de tu servicio con el dinero adelantado para otra compra ni presentes como terminadas actuaciones que siguen pendientes.
El inventario de accesos acompaña a la hoja de encargo
Lista herramienta, nivel de permiso, persona responsable y fecha de alta. Evita compartir contraseñas por canales inseguros y utiliza usuarios individuales cuando el sistema lo permita. La lista demuestra qué podía hacer la asistente sin atribuirle decisiones que siguieron en manos del cliente.
Las tareas necesitan una unidad reconocible
Define si se factura por horas, bolsa, periodo o entregable. Conserva partes breves, solicitudes y resultados. No conviertas cada correo en evidencia; selecciona los hitos que permiten relacionar tiempo, trabajo y factura sin revelar datos innecesarios.
Revisar con Alexis los gastos adelantados y los servicios que quedan en la factura final.
Los gastos autorizados se separan de los honorarios
Si la asistente compra una licencia o mensajería, guarda autorización, factura y reembolso. Comprueba a nombre de quién se emitió. No llames suplido a cualquier cantidad adelantada ni la incorpores al honorario sin revisar el circuito documental.
La salida devuelve control al cliente
Entrega archivos, estado de tareas, incidencias y próximos vencimientos. Revoca accesos y conserva confirmación. La factura final debe describir el periodo o hito y no prometer tareas futuras que quedaron fuera.
| Área | Entrega | Confirmación |
|---|---|---|
| Accesos | Lista de usuarios | Revocación |
| Tareas | Estado y archivos | Recepción |
| Gastos | Facturas y reembolsos | Conciliación |
| Factura | Periodo final | Saldo |
Cuando una tarea queda pendiente al acabar el servicio
Imagina que termina la bolsa de horas y sigue abierta una gestión con un proveedor. Es un supuesto ilustrativo. Entrega su estado, lo realizado y la respuesta que falta, en lugar de marcarla como resuelta para cerrar la factura.
Comprueba si el seguimiento posterior estaba incluido o necesita un acuerdo nuevo. Informa al cliente de qué debe atender desde ese momento. La entrega puede ser una relación breve con acceso a los archivos pertinentes; no exige copiar todos los datos del cliente a una carpeta propia.
Si el encargo se amplía, conserva la aceptación y el nuevo alcance. No mantengas accesos por inercia cuando ya no hay un servicio que los necesite. La revocación o modificación debe realizarla quien administra la herramienta y quedar confirmada.
Cuadra los anticipos y las compras antes de liquidar
Compara los fondos recibidos, los justificantes y cualquier reembolso. Si el cliente te adelantó dinero para una licencia, identifica la compra y el saldo que queda. Que el dinero haya entrado en tu cuenta no explica por sí solo cómo debe tratarse.
Revisa a nombre de quién se emitió cada documento y quién adquirió el servicio. Si una factura está dirigida a ti, no la conviertas en un justificante a nombre del cliente cambiando el archivo. Solicita la corrección que proceda conforme a la compra real.
El artículo 6 del Reglamento de facturación exige describir las operaciones e incluir los datos necesarios para determinar la base imponible. La factura de tu asistencia debe permitir reconocer el servicio o periodo que cobras, sin incorporar información confidencial innecesaria.
Si quedan un gasto o unas horas discutidas, identifica la diferencia y pide confirmación. Cerrar accesos y entregar el trabajo son hechos distintos de tener el saldo aceptado: deja claro qué está completado en cada parte.
La guía de impuestos del autónomo ayuda a situar la documentación de tus servicios.
Si estás terminando un encargo de asistencia virtual, revisa con Alexis los honorarios, anticipos y compras que vas a liquidar. Prepara también el alcance de las tareas pendientes.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2012-14696 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
