Quieres subir la documentación de tus clientes a una nueva nube para trabajar desde cualquier lugar. ¿Puedes hacerlo solo porque eres su asesor? Si tratas esos datos por cuenta del cliente, debes revisar el contrato y la autorización para incorporar al proveedor. Elegir una herramienta cómoda no sustituye esa comprobación.
Lo importante es identificar qué hace cada participante. El cliente puede decidir la finalidad del tratamiento, tú gestionar documentos por su cuenta y la nube prestar un servicio que añade otro encargado. Pero ese reparto depende del trabajo real.
El papel del asesor depende del trabajo que hace
No uses la etiqueta «asesor» como respuesta para todo. En algunos tratamientos puedes actuar por cuenta del cliente; en otros puedes tener obligaciones y finalidades propias. Describe qué datos manejas, para qué tarea y bajo qué instrucciones antes de decidir tu papel.
El RGPD exige que el tratamiento por cuenta de un responsable se regule mediante un contrato u otro acto jurídico que establezca su objeto, duración, naturaleza, finalidad y demás condiciones.
Busca ese acuerdo antes de subir documentos a otra plataforma. Una cláusula comercial que dice «gestión de documentación» puede no explicar todas las condiciones del tratamiento. Conviene saber qué servicios y proveedores contempla realmente.
La nube puede añadir otro participante al tratamiento
El encargado no puede recurrir a otro encargado sin autorización previa por escrito, específica o general, del responsable del tratamiento.
Por eso no basta con aceptar las condiciones de una nube desde tu cuenta personal. Debes revisar si el proveedor interviene en el tratamiento por cuenta del cliente y cómo se incorpora a la cadena contractual.
Pregunta qué servicio contratas y qué hace con los documentos. No es igual almacenar un archivo que permitir su análisis, extracción o utilización para otras funciones. No deduzcas el alcance solo del nombre de la aplicación.
Comprueba también desde qué cuenta se contratará. Si la prueba la abrió un colaborador con su correo particular, aclara quién administra el espacio y cómo recuperarás los archivos cuando deje de trabajar contigo. Es una pregunta operativa distinta de la autorización del cliente, y conviene resolver ambas antes de trasladar documentación.
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Autorización específica y general: qué cambia
| Situación | Qué debes revisar |
|---|---|
| Autorización específica | Que cubra al proveedor y tratamiento previstos. |
| Autorización general | Cómo informar del cambio y permitir que el responsable se oponga. |
| No localizas autorización | Aclarar el contrato y obtener la autorización necesaria antes de incorporar al encargado. |
Con autorización general, el encargado debe informar de los cambios previstos en la incorporación o sustitución de otros encargados y dar al responsable la oportunidad de oponerse.
La autorización general no significa «subo primero los archivos y aviso después si alguien pregunta». Revisa el procedimiento pactado y la información que necesita el cliente para conocer el cambio antes de que se produzca.
Ejemplo ilustrativo: utilizabas un repositorio acordado y decides pasar los documentos a otra aplicación que además extrae datos automáticamente. Antes de migrar, comprueba el proveedor, las funciones añadidas y lo que permite el contrato. Que la carpeta nueva tenga contraseña no responde a todas esas preguntas.
Lo que debes pedir al proveedor antes de subir documentos
Al subencargado deben imponérsele, mediante contrato u otro acto jurídico, las obligaciones de protección de datos que correspondan según el RGPD.
Pide información sobre el servicio contratado, las medidas de seguridad y las condiciones de acceso, devolución o eliminación de documentos. Comprueba además si intervienen otros proveedores y dónde se realiza el tratamiento. Si faltan respuestas, no las sustituyas por la reputación comercial de la herramienta.
Limita las pruebas a documentos ficticios o adecuadamente anonimizados mientras revisas la contratación. Una demostración comercial no necesita expedientes reales de clientes para mostrar cómo funciona una carpeta o una extracción de campos.
Prueba la descarga y la eliminación con esos archivos de muestra. Así puedes detectar si la herramienta encaja con la forma en que tendrás que entregar o retirar documentos, sin exponer información personal durante la prueba.
La guía relacionada con esta actividad sitúa la organización de tu actividad profesional. En el circuito documental, el cambio útil es poder explicar qué proveedor trata qué datos, bajo qué contrato y con qué autorización. Solo después tiene sentido trasladar los documentos que correspondan.
Preparar con Alexis el circuito documental de tu despacho antes de cambiar de nube
