Los socios de la agrupación han respondido por escrito sobre un encargo de I+D. Una respuesta cita la primera propuesta y otra lleva un archivo nuevo. ¿Qué puedes dar por documentado? Antes de cerrar el acuerdo, recupera el texto que se consultó, relaciona con él cada voto y prepara la constancia escrita del resultado. La Ley de AIE contempla este modo de adoptar acuerdos si deja rastro de la consulta y del voto.
Conserva la propuesta tal como se consultó
El artículo 10 de la Ley de AIE permite adoptar acuerdos por correspondencia u otro medio que permita conservar constancia escrita de la consulta y del voto de los socios. El precepto figura en la Ley 12/1991. Empieza por el documento que realmente se envió para decidir, con sus anexos y la fecha del envío.
Si la propuesta describe la siguiente fase de un proyecto, guarda la versión que delimita qué trabajo se aprueba. Si hay un anexo económico, conserva el que se remitió junto a la consulta. El presupuesto que se negoció antes puede ser distinto del que los socios tuvieron delante.
Antes de recoger las respuestas, comprueba en la escritura de la agrupación y en el propio artículo qué regla de adopción corresponde. La pregunta sobre cómo dejar constancia de un voto es diferente de la pregunta sobre qué votos hacen falta para que el acuerdo pueda adoptarse.
Relaciona cada voto con el texto que recibió el socio
Supuesto ilustrativo. La agrupación envía para consulta la contratación de un ensayo. Después de la primera respuesta, circula otro documento que añade una entrega. El equipo conserva ambos archivos en una carpeta llamada «propuesta final».
Quien prepara el expediente comprueba a qué versión respondió cada socio y cuál era el alcance de cada una. Si una respuesta dice solo «de acuerdo» y hay dos textos, busca la consulta concreta que acompañaba al mensaje. Separa esa duda de las respuestas que sí se pueden vincular con claridad.
Así detecta que aún no puede tratar todas las respuestas como votos sobre el mismo encargo. Aclara la versión que debe someterse a decisión antes de reflejar un resultado. Cuando haya una discrepancia similar, pide a Alexis que revise qué texto acompañaba a cada voto.
| Elemento del expediente | Qué debe poder comprobar otra persona |
|---|---|
| Propuesta enviada | Qué texto y anexos se sometieron a consulta |
| Respuesta de cada socio | A qué propuesta se refiere y qué voto recoge |
| Constancia del acuerdo | Qué texto se adoptó y cómo se formó la decisión |
Revisa el acuerdo que se hará constar en acta
A efectos de inscripción, el Reglamento del Registro Mercantil prevé que el acta identifique a los socios, el sistema seguido y el voto de cada uno en estos supuestos. Consulta el artículo 100.1 del Reglamento del Registro Mercantil si el acuerdo va a utilizarse para una actuación registral.
Ordena las respuestas de forma que puedan consultarse junto al mensaje original. Si alguien remitió una aclaración posterior, conserva también la fecha y el texto de esa aclaración. La persona que prepara el acta necesita saber cuáles fueron los votos recibidos y qué mensajes solo explican una duda del expediente.
Entrega a quien prepare la constancia la consulta y sus respuestas completas. Si detectaste un cambio de versión, indícalo junto a los archivos. No conviertas una conversación previa de trabajo en la redacción final de una decisión sin comprobar qué se sometió a voto.
Separa la decisión de los documentos de ejecución
Archiva el acuerdo con sus documentos de formación. En el expediente técnico, conserva por separado el encargo firmado, el informe del ensayo y lo que se pagó. Un documento describe la decisión de la agrupación. Los demás permiten comprobar qué pasó en el proyecto después de adoptarla.
En la revisión de una fase posterior conviene poder enlazar los dos expedientes con una referencia común. Si cambian el alcance del trabajo o sus entregas, conserva cómo se trató ese cambio. Así puedes organizar los documentos fiscales de una actividad sin atribuir a una votación una ejecución que todavía está por acreditar.
Comenta con Alexis qué consultaste a los socios y cómo conservas sus respuestas. Indica si preparas un acuerdo nuevo o estás reconstruyendo los documentos de uno anterior.
